Khi ứng dụng Sewman cần nhận biết những khó khăn thường có và những yêu cầu cần có để đi đến thành công

Khó khăn thường có:

- Về phía lãnh đạo:

• Đứng ngòai cuộc, “khoán” hết cho cấp dưới, không theo dõi và không hỗ trợ giải quyết khi có vướng mắc trong quá trình phối hợp giữa các phòng ban.
• Coi IT không phải việc của mình, không trực tiếp sử dụng, dù chỉ để xem báo cáo, tồn kho..

- Về phía tổ chức:

• Không thống nhất được quy ước sử dụng thông tin chung, ví dụ như cách đặt mã NPL.
• Không bỏ được kiểu làm bằng giấy, ghi tay, để thông tin nằm ngoài hệ thống.
• Không yêu cầu được nhân viên nhập liệu kịp thời, đặc biệt là khai báo danh mục NPL dùng cho đơn hàng, là đầu vào quan trọng nhất của toàn bộ hệ thống.
• Không đôn đốc nhân viên làm gọn.

- Về phía người sử dụng:

• Ai đó ỳ ra, không chịu làm.
• Cố tình không dùng, dù làm tay khó hơn với mục đích để không ai lần ra vết .
• Lãn công, không nói là không dùng, nhưng dùng thì không chính xác, thỉnh thoảng mới dùng, nhập liệu dở dang rồi bỏ đó.
• Đưa ra những yêu cầu không thiết thực, dựa vào lý do yêu cầu đó chưa được thực hiện nên không dùng.

- Về các thủ tục:

• Nặng về giấy tờ, hình thức, không tập trung cho mục đích chính là ứng dụng hệ thống hiệu quả.
• Thanh toán chậm tiến độ quá nhiều, khiến TTSOFT gặp khó khăn trong việc bố trí nhân sự cho dự án.

Điều kiện để thành công:

1. Luôn nhớ mục đích của dự án.
2. Khi triển khai, giữ được nguyên tắc:

• CHỈ LÀM NHỮNG GÌ CẦN LÀM.
• LÀM ĐÂU GỌN ĐẤY.
• KHÔNG LÀM LẠI.

3. Lãnh đạo theo sát quá trình triển khai, động viên kịp thời người sử dụng.
4. Lãnh đạo các phòng ban thống nhất được với nhau luồng công việc và phối hợp được với nhau.
5. Duy trì được kỷ luật nhập thông tin như đã được thống nhất ngay từ đầu.
6. Người dùng làm đúng và gọn, sử dụng đúng những chức năng cần sử dụng.
7. Bộ phận IT phải giải quyết ngay lập tức các vấn đề phát sinh, ảnh hưởng tới việc nhập liệu, ít nhất là trong thời gian đầu.
8. Cuối cùng là: hai bên phải làm việc trên tinh thần hợp tác, cùng làm, cùng giải quyết vấn đề để đạt được mục đích của dự án: ứng dụng hiệu quả CNTT.

TTSOFT

Tháng 06 năm 2010