Phân hệ Thu ngân phục vụ cho các nghiệp vụ thu phí Khám chữa bệnh của Phòng khám. Nó bao gồm việc quản lý các phiếu thu tiền, thực hiện nghiệp vụ thu tiền và hoàn tiền. Ngoài ra tùy theo mô hình quản lý trong phân hệ này có thể có chức năng In mẫu 38BV và Kết toán tiền bệnh nhân đồng chi trả của BHYT.

Các thành phần chính của phân hệ

Thành phần chính của phân hệ Thu ngân là màn hình quản lý phiếu. Trong màn hình này, các phiếu thu được gom nhóm theo loại phiếu như Phiếu thu tiền khám, Phiếu thu CLS, Phiếu thu tiền khám (BHYT), Phiếu thu CLS (BHYT), Phiếu hoàn tiền...Trong màn hình này các phiếu sẽ được hiển thị trên lưới danh sách phiếu. Ứng với mỗi phiếu sẽ có các cửa sổ nhỏ để xem được chi tiết của phiếu và các phiếu liên quan với phiếu đang xem, của cùng một bệnh nhân. Các phiếu cũng có thể lọc theo thời gian và theo tình trạng (đã thu hay chưa thu...)
Nếu Phòng khám chọn Bộ phận Thu ngân là nơi cuối cùng hoàn tất hồ sơ cho BN BHYT thì trong Phân hệ này sẽ có thêm chức năng "Kết toán Chi phí KCB” và chức năng “In mẫu 38BV”.

Chức năng Kết toán Chi phí KCB tổng hợp toàn bộ Dịch vụ và Thuốc mà BN BHYT sử dụng, Tổng chi phí KCB là bao nhiêu, Tiền BN đồng chi trả, số tiền đã thu, chưa thu hoặc cần hoàn lại. Từ đây cũng có thể phát sinh Phiếu thu tiền (chưa thu) hoặc Phiếu hoàn tiền (chưa hoàn) cho bệnh nhân.

Quy trình thao tác

• Đối với phiếu thu dịch vụ

Đa phần các phiếu thu được phát sinh tự động khi tiếp tân đăng ký hay khi bác sĩ ghi chỉ định CLS. Khi đó sẽ xuất hiện phiếu thu tương ứng trên màn hình thu ngân, với tình trạng “Chưa thu”.
Khi thu tiền, nhân viên thu ngân mở phiếu, kiểm tra nội dung và chỉnh sửa nếu cần, rồi in phiếu và thu tiền. Sau khi thu tiền phiếu sẽ tự chuyển sang tình trạng “Đã thu” và không cho phép sửa hay xóa phiếu.
Một số trường hợp cần lập phiếu thủ công thì chọn chức năng Thêm phiếu, nhập các thông tin cần thiết rồi in và thu tiền như trường hợp trên.

• Đối với phiếu thu BHYT

Đối với các phiếu thu BHYT thì thực sự không có thu tiền BN như trên phiếu, nhưng vẫn thao tác tương tự như phiếu thu dịch vụ. Và số tiền trên phiếu là dùng để quyết toán với BHYT. Các phiếu thu BHYT phải chuyển sang tình trạng “Đã thu” để tên bệnh nhân xuất hiện trên màn hình khám bệnh hoặc thực hiện CLS của bác sĩ.
Trường hợp tổng chi phí KCB vượt mức quy định của BHYT, hoặc bệnh nhân trái tuyến, thì khi chuyển tình trạng phiếu thu BHYT, phần mềm sẽ tự động phát sinh Phiếu thu vượt ngưỡng (Phiếu thu tiền BN đồng chi trả) để thu tiền của bệnh nhân.
Ở đây nhân viên thu ngân cũng có thể xem trước ước tính Tổng CP KCB (BHYT) để báo cho bệnh nhân biết, trước khi họ quyết định có sử dụng dịch vụ kỹ thuật hay không (vì liên quan đến tiền BN đồng chi trả)

• Thu tiền BN BHYT đồng chi trả

Còn gọi là tiền vượt ngưỡng. Tùy theo phòng khám, tiền này có thể thu ngay khi có phát sinh hoặc thu một lần cuối ca khám. Nếu thu ngay, khi hệ thống tự động phát sinh Phiếu vượt ngưỡng, nhân viên thu ngân kiểm tra, in và thu tiền. Nếu thu vào cuối ca khám thì nghiệp vụ này có trong cửa số "Kết toán Chi phí KCB”, hệ thống cũng tự động phát sinh phiếu thu tiền BN đồng chi trả để in và thu tiền của bệnh nhân.

• Hoàn tiền

Sử dụng khi có sai sót hoặc bệnh nhân đổi ý không muốn sử dụng dịch vụ nữa sau khi đóng tiền. Để hoàn tiền, thu ngân chọn xem chi tiết phiếu thu, chọn nội dung cần hoàn tiền và chọn lệnh “Hoàn tiền”. Khi đó hệ thống sẽ tự động phát sinh Phiếu hoàn tiền với đầy đủ nội dung. Thu ngân kiểm tra, in phiếu và hoàn tiền cho bệnh nhân.
Đối với BN BHYT khi không thực hiện dịch vụ cũng thực hiện hoàn tiền tương tự, nhưng không thực sự trả tiền cho bệnh nhân mà để trừ tiền quyết toán với BHYT.
Khi hoàn tiền cho các phiếu thu BHYT, phần tiền BN đồng chi trả không tự phát sinh phiếu mà nhân viên thu ngân phải vào chức năng "Kết toán Chi phí KCB” để thực hiện nghiệp vụ này.

Những lợi ích của phân hệ Thu ngân

• Lọc tìm các phiếu nhanh chóng, thuận tiện theo loại phiếu, theo thời gian, theo bệnh nhân, theo tình trạng...
• Khi đang xem một phiếu, có thể biết được khác phiếu thu khác của cùng bệnh nhân, tránh thu sót
• Tự động tính và phát sinh Phiếu thu tiền BN BHYT đồng chi trả. Việc kết toán rất thuận tiện và chính xác.
• Biết được nội dung nào đã hoàn tiền rồi
• Cuối ngày có thể nhanh chóng xem báo cáo tổng hợp tiền đã thu để kiểm và nộp cho thủ quỹ.

TTSOFT

Tháng 6 năm 2011