Đặc điểm của giải pháp đã triển khai là một hệ thống dữ liệu thống nhất (không phải tách riêng số liệu quản lý bán hàng và số liệu kế toán thuế). Giải pháp được xây dựng trên cơ sở hệ thống kế toán Việt nam, vừa đáp ứng các yêu cầu quản trị hoạt động bán lẻ hàng ký gửi, đồng thời đáp ứng các yêu cầu về chuẩn mực, chế độ kế toán, cũng như các yêu cầu về quản lý thuế của nhà nước.

Một trong những hoạt động của khách hàng - Công ty thương mại Thăng Long - là kinh doanh bán lẻ với hệ thống các cửa hàng trưng bày và bán hàng may mặc và một siêu thị trên địa bàn Hà nội. Công ty còn có mạng lưới các đại lý phân phối hàng hóa theo hình thức bán hàng ký gửi.

Mặt hàng mà công ty kinh doanh gồm 2 ngành hàng chủ yếu: hàng may mặc và hàng tiêu dùng. Nguồn cung cấp hàng hóa có 2 dạng chính: hàng ký gửi và hàng mua. Nguồn hàng ký gửi chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh.

Công ty nhận hàng ký gửi từ rất nhiều nhà cung cấp và phân phối cho các cửa hàng, đại lý bán lẻ cũng theo hình thức ký gửi. Hình thức kinh doanh này có các yêu cầu phức tạp trong hạch toán kế toán: ví dụ như thường xuyên có điều chỉnh giá trị hàng ký gửi tồn kho, trong khi hàng hóa của một nhà cung cấp được phân phối rải rác tại rất nhiều điểm bán hàng, hoặc khi hàng ký gửi được bán không đúng giá quy định của nhà cung cấp, thì phải hạch toán và kê khai thuế như hàng mua…

Giải pháp phần mềm Kế toán 1A đã được triển khai đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, với các chức năng tiêu biểu sau:

Kiểm soát bán lẻ tại các cửa hàng và đại lý ký gửi bán đúng giá

• Kiểm soát thay đổi hàng ngày các chính sách giá, chiết khấu, hàng khuyến mại tại các cửa hàng, đại lý bán lẻ.
• Kiểm soát giao nhận hàng, điều chuyển hàng giữa các cửa hàng, và hàng tồn tại các cửa hàng, đại lý.
• Kiểm soát bán hàng, nhận hàng trả lại, đổi hàng, bù tiền … tại các cửa hàng, đại lý ký gửi, kiểm soát doanh thu bán lẻ, thu tiền, nộp quỹ
• Tính hoa hồng, hàng khuyến mại cho các đại lý theo kết quả bán hàng

Kiểm soát nhập hàng và công nợ với nhà cung cấp:

• Kiểm soát thay đổi hàng ngày các chính sách giá, chiết khấu của nhà cung cấp. Theo dõi các mặt hàng ký gửi bán không đúng giá do nhà cung cấp quy định (cửa hàng tự giảm giá) và hạch toán, kê khai hóa đơn GTGT theo yêu cầu của chế độ kế toán và cơ quan thuế.
• Kiểm soát nhận hàng, trả lại hàng, theo dõi số lượng và giá trị hàng ký gửi tồn chưa bán được (nợ hàng) với các nhà cung cấp.
• Theo dõi số lượng hàng bán, tiền bán hàng ký gửi phải trả nhà cung cấp, hoa hồng đại lý được nhận, theo dõi công nợ (tiền bán hàng ký gửi) và thanh toán với các nhà cung cấp.

Đặc điểm của giải pháp đã triển khai là một hệ thống dữ liệu thống nhất (không phải tách riêng số liệu quản lý bán hàng và số liệu kế toán thuế). Giải pháp được xây dựng trên cơ sở hệ thống kế toán Việt nam, vừa đáp ứng các yêu cầu quản trị hoạt động bán lẻ hàng ký gửi, đồng thời đáp ứng các yêu cầu về chuẩn mực, chế độ kế toán, cũng như các yêu cầu về quản lý thuế của nhà nước.

Ngoài ra, trong quá trình triển khai phần mềm, chúng tôi cũng đã cùng khách hàng giải quyết một số vấn đề đặc thù sau:

• Cho phép một mặt hàng sử dụng nhiều mã (lý do là trong dữ liệu cũ, một mặt hàng có mã hàng không thống nhất qua nhiều lần triển khai các phần mềm quản lý bán hàng khác nhau). Nhờ đó dễ dàng hệ thống hóa lại thông tin kế toán, quy tụ về một cơ sở dữ liệu thống nhất.
• Bổ sung các tiện ích cho việc kiểm soát thay đổi thường xuyên trong chính sách giá, chiết khấu, khuyến mại... từ phía nhà cung cấp cũng như theo chính sách bán hàng của công ty
• Thiết kế quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp để dễ dàng kiểm tra, đối chiếu các số liệu phức tạp, đa chiều giữa các bộ phận nghiệp vụ và bộ phận kế toán.
• Thiết kế các chức năng hỗ trợ xử lý khối lượng dữ liệu lớn và phức tạp trong hạch toán kế toán. Tiêu biểu là các chức năng hỗ trợ tổng hợp số liệu bán lẻ tại các cửa hàng, đại lý của từng mặt hàng, phân biệt các mặt hàng bán theo giá khác với giá ký gửi, tự động chuyển đổi phương án hạch toán cho hàng ký gửi bán sai giá, làm việc song song với giá bán lẻ (giá đã bao gồm thuế VAT) và giá chưa thuế, tự động tách doanh thu và thuế GTGT khi hạch toán. Đặc biệt chức năng tổng hợp số liệu, quyết toán doanh thu bán hàng với nhà cung cấp, tự động xử lý và phát sinh đồng thời hàng trăm bút toán hạch toán doanh thu, công nợ, phải trả nhà cung cấp, hoa hồng đại lý …

TTSOFT

Tháng 07 năm 2010