Trong quá trình theo dõi, thực hiện một đơn hàng, chúng ta thường xuyên phải làm việc với các tài liệu kỹ thuật, cả nguyên bản của khách hàng gửi, cả các bản dịch của bộ phận khác chuyển cho chúng ta. Vấn đề là tài liệu này có hay không, chúng nằm ở đâu nếu có, tại sao có chúng ta không thấy.

Sewman cho chúng ta biết ngay. PO DR 13-065947/065948 hiện đang có những tài liệu nào, và chỉ cần click chuột là chúng ta có thể xem ngay tài liệu đó.

Hình 1: PO này đã có nhiều file đính kèm

Trước đó, để chia sẻ tài liệu không dễ chút nào, chúng ta có thể gửi chúng qua e-mail, và tài liệu đó sẽ lẫn trong hàng nghìn email khác, làm sao tìm ra, làm sao để biết tài liệu nào đi với PO nào Style nào.
Giờ đây thì tài liệu được gắn theo từng PO, và hàng ngày làm việc với PO , chúng ta luôn có tài liệu.
Vấn đề không chỉ rắc rối ở việc đưa tài liệu lên, chúng ta còn phải dịch tài liệu, và chờ khi dịch xong, thì nhiều thông tin đã lỗi thời, còn gửi e-mail hoặc share file và dịch thì lại có quá nhiều tên file, khó mà biết bản nào cũ, bản nào mới…

Hình 2: Tài liệu này đã có phiên bản mới.

Nguyên nhân

Nguyên nhân chính gây nên sự rắc rối trong quá trình trao đổi thông tin, là số lượng đơn hàng quá lớn, thông tin thì khi theo PO, khi theo Style. Mỗi Style có tới vài ba tài liệu cần chia sẻ, và cả hệ thống, lên tới hàng chục nghìn tài liệu, cần chia sẻ với hàng trăm người dùng. Chưa cần tới máy tính, chúng ta cũng hình dung ra sự phức tạp của hệ thống này như thế nào, với từng đó mối quan hệ… nếu không sử dụng một công cụ như chức năng chia sẻ tài liệu của Sewman.

Khai thác

Đầu tiên, chúng ta chọn 1 PO để xem, nếu chưa có ai đưa tài liệu lên, ở tab 3.Tài liệu – trao đổi, sẽ trống như thế này:

Hình 3: PO này chưa có tài liệu

Việc tiếp theo của chúng ta là đưa tài liệu có sẵn vào hệ thống, ví dụ tài liệu mà khách hàng gửi cho chúng ta qua email. Ở phần mềm quản lý email, chúng ta save as nó vào thư mục nào đó, ví dụ : C:\temp, rồi copy, để chuẩn bị paste nó vào thư mục hệ thống của Sewman. Thao thác như sau:

Hình 4: Mở thư mục riêng của PO để đưa file

Hình 5: Copy file từ thư mục trên máy và paste

Sau khi đã paste tài liệu vào thư mục , chúng ta quay lại phần mềm, nhấn F5 để phần mềm quét lại thư mục và tìm ra file mới được đưa vào. Sau đó, chúng ta sẽ chuyển file này lên máy chủ để mọi người cùng thấy, thao tác như sau:

Hình 6: Đưa file lên máy chủ để chia sẻ

Một người khác trong nhóm, khi xem tới PO này, sẽ thấy file mà chúng ta đã đưa lên, và họ có thể xem, chỉnh tùy theo được phân quyền.

Không chỉ chia sẻ file

Không chỉ có chia sẻ tài liệu, Sewman còn hỗ trợ việc chia sẻ thông tin theo dạng chat rất quen thuộc.

Hình 7: Trao đổi bằng cách truyền thống - chat

Ghi chú: Chức năng chia sẻ file của Sewman xuất hiện từ phiên bản tháng 6/2010. Được áp dụng lần đầu ở công ty TNHH Minh Trí. (www.minhtrigarment.com)