Khi nói tới hệ thống thông tin - truyền thông, chúng ta ngụ ý không phải là hệ thống máy tính, mà trước hết là cách giao tiếp, cách truyền đạt, cách thông tin lẫn nhau, làm sao tạo được sự thống nhất, nhất quán về cách làm, về cách hiểu một vấn đề. Cụ thể ở đây là " tại sao chúng ta thay đổi, thay đổi như thế nào, việc chúng ta đang làm đã đúng chưa.."

Nếu để ý, chúng ta thấy vai trò rất lớn của thông tin, tuyên truyền, quảng cáo trong mọi lĩnh vực của đời sống. Việc càng lớn, càng lâu, vai trò của thông tin càng quan trọng. Ví dụ như hành vi ứng xử của con người trong mỗi xã hội được xuất phát từ nền văn hóa của xã hội đó, thông tin đã được cô lại thành văn hóa, và nó tác động âm thầm tới từng cá nhân. Điển hình như đại đa số người Việt Nam, khi nghe tới Hoàng Sa đang bị chiếm đóng, biên giới đang bị mất thì lòng yêu nước nó đều bật lên, thành lời nói, thành hành động, thành ý nghĩ.

Ở tầm nhỏ hơn, sự tuyên truyền, giáo dục của ông bà, cha mẹ, của quê hương, tạo nên nhân cách của một cá nhân khi vào đời. Sau này dù rơi vào hoàn cảnh nào, thì những thông tin, tuyên truyền từ bé đó, nó vẫn có tính chất định hướng, có thể lôi ngược cá nhân đó trở về những giá trị đạo đức, tinh thần và truyền thống của quê hương mình.

Nhỏ hơn nữa, thì những tuyên truyền của một đoàn thể, như Đảng, Đoàn, có ảnh hưởng rất lớn đến hành vi của các thành viên của nó, không phải tự nhiên mà có ban tuyên giáo trung ương, với một bộ máy khổng lồ, quản lý toàn bộ hệ thống báo chí của Việt Nam.
Ví dụ thêm, báo chí như là hệ thống quyền lực thứ tư, ảnh hưởng rất nhiều tới xã hội.

Đó là ở ngoài. Còn với chúng ta thì sao?
Trong một doanh nghiệp, nhất là trong lúc thay đổi, nếu chúng ta không lưu ý tới tác động của thông tin, thì vô hình chung, đã bỏ trống một mảng rất lớn.

Các biện pháp quản lý, điều hành không bao giờ hoàn thiện cả. Những lỗ hổng của nó, chỉ có thể được lấp bằng thông tin, bằng tuyên truyền.

Ngoài ra, việc sử dụng, khai thác đúng cách hệ thống thông tin, tuyên truyền, giúp chúng ta tăng hiệu quả của các biện pháp quản lý tốt, và giảm thiểu tác hại của những biện pháp sai, cũng như sức ỳ của các cá nhân.

Mục đích của hệ thống thông tin - truyền thông

Vậy chúng ta đặt mục đích gì cho hệ thống thông tin truyền thông.

Nó phải hỗ trợ chúng ta theo bốn tiêu chí:

1. Những gì mà chúng ta đang làm tốt, nó sẽ động viên, khuyến khích, để chúng ta làm tốt hơn

2. Những gì chúng ta chưa làm được, nó sẽ nhắc nhở, động viên chúng ta bắt tay vào làm

3. Những gì chúng ta đang làm sai, nó sẽ nhắc chúng ta nhận biết về sai lầm đang phạm phải và động viên, hỗ trợ chúng ta mạnh dạn sửa bỏ những sai lầm đó.

4. Những gì chúng ta còn chưa mắc phải, nó sẽ ngăn chặn để chúng ta không phạm phải trong tương lai.

Đề đi tiếp vào phần sau, chúng ta sẽ xem lại, trong hoàn cảnh này, chúng ta mong gì, và không mong muốn gì, để từ đó, xây dựng một hệ thống thông tin - truyền thông thích hợp.

•  Chúng ta muốn làm đâu gọn đó.
•  Chúng ta muốn làm đúng ngay từ đầu, không phải làm lại.
•  Chúng ta muốn thông tin được truyền đạt rõ ràng, để chúng ta biết cần hay không, cần thì mới làm.
•  Chúng ta không muốn lãng phí.
•  Chúng ta không muốn thụ động.
•  Chúng ta không muốn mất đoàn kết
•  ...
•  Chúng ta muốn mọi người sáng tạo trong công việc.
•  Chúng ta muốn mọi người có ý thức, làm gì cũng cẩn thận.
•  Chúng ta muốn mọi người đặt mục tiêu là đáp ứng đúng nhu cầu của "khách hàng

Từ những nguyên tắc căn bản của sản xuất Tinh Gọn, từ nguyên tắc căn bản đừng làm khổ mình, khổ người, chúng ta có thể xây dựng những tiêu chí cụ thể cho hệ thống tuyên truyền của chúng ta.

Biện pháp.

Ở mức cao nhất, đó là một truyền thống. Nếu công ty có một truyền thống, thì đó là cái nên duy trì và phát huy, nên nhắc nhở về sự tồn tại của truyền thống đó mỗi khi có điều kiện. Sau đó là tới sứ mạng của công ty, cái gì làm công ty đang tồn tại và phát triển, vai trò của mỗi tập thể và cá nhân trong cái sứ mạng chung đó.

Các phương tiện:

1. Tranh tường, tượng, phù điêu

2. Môi trường làm việc ( gọn gàng, ngăn nắp, sạch đẹp)- nhà xưởng, khuôn viên, cổng , lễ tân, đồng phục, lời ăn tiếng nói.

3. Hành vi cụ thể của lãnh đạo. (lời nói thân ái, hành động lợi lạc cho cấp dưới, cùng làm)

4. Slogan của công ty

5. Băng rôn, khẩu hiệu

6. Màn hình lớn

7. Bảng biểu trong xưởng, nhà máy

8. Các cuộc thi viết, thi nói, thi đua tăng năng suất.

9. Hệ thống giải thưởng, bằng khen có thể nhận diện được ( cup, cờ thi đua, băng đeo tay...)

10. Hệ thống loa truyền thanh.

11. Hệ thống khen thưởng và kỷ luật.

12. Báo tường, website thông tin nội bộ.

Nguyên tắc truyền thông điệp:

1. Mức cao : Thông điệp được tiếp nhận một cách vô thức, mưa dần thấm lâu, tạo định hướng trong nếp nghĩ, lời nói và hành động.

2. Mức trung bình: Thông điệp được người tiếp nhận tự hiểu, tự nhận ra vấn đề trong một lúc nào đó, khi có một gợi ý nào đó. Một thông điệp ẩn.

3. Mức thấp: Nói thẳng ra vấn đề muốn truyền đạt. Kiểu như "không đi muộn". Loại thông điệp dạng này có tác dụng thấp và ngắn hạn, tuy nhiên nó có tác dụng ngăn ngừa với những trường hợp cần phải xử lý gấp và những đối tượng chỉ hiểu khi được nói thẳng.

Một hệ thống thông tin tốt nên có cả ba dạng thông điệp này. Công ty càng lớn thì mức cao càng cần nhiều, và càng hạn chế mức thấp.

Những sai lầm có thể của hệ thống thông tin - truyền thông (nếu có)

1. Quá sáo rỗng hoặc quá mệnh lệnh

2. Quá phức tạp, khó ghi nhớ

3. Quá nhiều.

4. Làm ẩu.

5. Nói không đi đôi với làm.

Xây dựng một hệ thống truyền thông- thông tin như vậy không dễ. Chúng ta sẽ hết sức cẩn trọng. Cân nhắc kỹ từng biện pháp, duyệt kỹ từng nội dung, cẩn thận trong thiết kế, in ấn.... Vì tác động của thông tin rất lớn, và lâu dài, nên càng ít sai lầm, càng cẩn thận càng tốt. Khi làm được như vậy, hệ thống truyền thông của chúng ta nhất định sẽ mang lại hiệu quả mong đợi.

(Còn tiếp) 

Trương Hồng Hạnh