Nguyên phụ liệu là đối tượng theo dõi quan trọng trong nghiệp vụ của cán bộ mặt hàng tại các công ty may. Mỗi đơn hàng có rất nhiều loại NPL khác nhau. Hàng tháng mỗi cán bộ mặt hàng phải xử lý một số lượng đơn hàng không nhỏ. Việc theo dõi và nắm bắt chi tiết và đầy đủ thông tin về các NPL mà mình đang quản lý là một vấn đề không đơn giản đối với các cán bộ mặt hàng.
Sewman được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nghiệp vụ này. Với phiên bản Sewman mới đây, việc khai báo NPL cho đơn hàng đã trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều.

Mã hóa NPL

Cách theo dõi NPL thường thấy tại các công ty may khi chưa áp dụng phần mềm quản lý là dựa ngay trên bảng danh sách NPL do khách hàng cung cấp, với thông tin chủ yếu là các đầu mục và tên theo chủng loại NPL. Ví dụ như hình dưới đây:

Cách theo dõi này không mã hóa NPL nên rất khó để theo dõi cũng như nhận diện các loại NPL giữa các đơn hàng khác nhau của các mã hàng của cùng một khách hàng. Và nhiều nhược điểm khác. Đây chính là lý do làm cho việc theo dõi NPL dễ dàng trở nên mất kiểm soát.

Do đó, để ứng dụng phần mềm Sewman đòi hỏi phải mã hóa NPL và TTSOFT tư vấn cho khách hàng phương thức để mã hóa NPL.

Việc mã hóa NPL này nhằm đảm bảo:

• Phân loại NPL rõ ràng theo mã để quản lý trên cơ sở nhận diện được ngay NPL loại gì, dành cho nhà cung cấp nào, đặc điểm (mã số), màu sắc, kích thước như thế nào.
• Phân biệt rõ ràng loại NPL này với loại NPL khác
• Nhận diện các NPL cùng loại có thể dùng chung giữa các đơn hàng của cùng một khách hàng

Với phương thức mã hóa NPL, danh sách NPL dành cho đơn hàng được chi tiết hóa rất cụ thể để phục vụ cho việc theo dõi NPL xuyên suốt từ khi đặt hàng, mua hàng, nhận hàng về, sử dùng và tồn lại.

Do việc mã hóa NPL, số lượng mã NPL cần theo dõi cho một đơn hàng có thể sẽ nhiều hơn so với việc chỉ theo dõi các đầu mục chủng lại NPL. Ví dụ: thay vì chỉ theo dõi chung một loại “Nhãn cỡ” thì việc mã hóa sẽ xác định chi tiết đến mã nhãn cỡ của từng cỡ.

Thao tác nhập liệu NPL

NPL được khai báo vào phần mềm theo quy tắc mã hóa đã thống nhất, bằng cách nhập liệu từng dòng thông tin tương ứng với từng loại NPL cụ thể.

Thông tin nhập liệu mã hóa NPL khá chi tiết và cần đầu tư thời gian hơn khá nhiều so với việc xử lý ngay từ danh sách NPL của khách hàng trên Excel.

Tối ưu thao tác nhập liệu NPL.

Để giảm bớt thời gian nhập liệu từng dòng thông tin NPL, phiên bản Sewman mới đây hỗ trợ thêm tính năng nhập liệu mới. Đây là tính năng cho phép:

• Phát sinh nhiều dòng NPL cùng lúc dựa trên thông tin đã khai báo một lần.
• Nhập liệu ít hơn bằng cách tự động lấy thông tin sẵn có và gán vào một số nội dung của NPL.