Một cách nhìn về quản lý

Ngành Dệt may có ba triệu công nhân. Đầu tư ban đầu cho mỗi công nhân khoảng 2000 USD. Tăng năng suất lao động lên chỉ cần 30% giúp toàn ngành tăng doanh số lên vài tỷ USD/năm trong khi không phải bỏ ra hai tỷ USD tiền đầu tư ban đầu.

Đa số các doanh nghiệp đang sản xuất và kinh doanh hiệu quả vào một lúc nào đó sẽ có nhu cầu mở rộng quy mô. Có những lựa chọn nào? Thuê ngoài nhiều hơn và tập trung vào thế mạnh của mình; đầu tư thêm nhà xưởng, thiết bị và công nghệ, tuyển thêm nhân công ; cắt giảm lãng phí để tăng năng lực sản xuất bằng chính các nguồn lực hiện có. Cách thứ nhất nhiều rủi ro. Cách thứ hai cần bổ sung vốn và kèm theo là chi phí tài chính. Cách thứ ba, ít khi chúng ta nghĩ tới, vì mấy ai nghĩ mình đang quản lý kém, đang lãng phí …

Vấn đề mở rộng và phát triển

Trong các nghiên cứu về quản trị tinh gọn có một con số đáng kinh ngạc, đó là chỉ khoảng 5% những gì chúng ta đang làm, đáng được làm, còn lại 95 % là không trực tiếp mang lại lợi ích và trong đó, đa phần là lãng phí có thể loại bỏ, tới hàng chục %. Và nếu chúng ta không loại bỏ những lãng phí đang có, khi chúng ta phát triển, mở rộng, những lãng phí đó sẽ được nhân lên nhiều lần. Một doanh nghiệp lãng phí, khi mở rộng, kéo theo lãng phí rất lớn về nguồn vốn. Một ngành mở rộng với lãng phí càng nguy hiểm hơn, và cả một nền kinh tế bùng nổ cùng lãng phí thì sao?.

Một ví dụ thường được dùng để mô tả lãng phí: Có một việc cần làm, là gắn một tấm kim loại nhỏ A lên một mặt phẳng B. Thông thường, người ta sẽ dùng vít để làm việc này. Khoan 1 lỗ vừa đủ, đặt đinh vít vào và đưa tuốc nơ vít tới, xoay theo chiều kim đồng hồ nhiều vòng rồi siết thật chặt vòng cuối để đảm bảo là A được gắn chặt vào B.

Thoạt nhìn thì các động tác được kể ra là những việc hiển nhiên phải làm. Nhưng không hẳn là như vậy. Việc khoan lỗ có thực hiện việc gắn A vào B không ? Không. Việc đưa tuốc nơ vít tới đầu đinh vít có thực hiện việc gắn A vào B không ? Không. Việc xoay vít có thực hiện việc gắn A và B không? Cũng không. Và chỉ có động tác cuối cùng, siết đinh vít, mới thực sự làm công việc đó, gắn A vào B. Và như vậy , đa phần các công việc đã được mô tả ở trên, là lãng phí. Và nếu có cách nào đó để loại bỏ, mà vẫn gắn được A vào B thì sẽ tốt hơn.

Tất nhiên là có cách, ví dụ như ở những chỗ có thể, thay vì phải dùng tuốc nơ vít, thì người ta gắn sẵn mũ vào đầu đinh vít để có thể vặn và siết bằng tay. Chỗ khác người ta làm còn đơn giản hơn, bôi keo rồi dán lên là xong.

Đó là ví dụ về một công việc rất nhỏ. Lớn hơn cũng vậy, ví dụ như trong một nhà máy may, khi có mặt trong nhà máy, chúng ta sẽ thấy đa số công nhân không may, mà làm gì đó, ví dụ như bê các bó bán thành phẩm, chuẩn bị các chi tiết cần may, kiểm tra sau khi may, bó, gói, bóc tách..và rất ít khi thấy máy may chạy… trung bình chỉ khoảng 20-30% thời gian. Còn lại là lãng phí.

Đó mới chỉ là lãng phí sức lao động, còn có thể kể ra lãng phí về mặt bằng sản xuất, khi nhà xưởng thực chất là nhà kho, vì bán thành phẩm và nguyên liệu được chất thành nhiều đống khắp các bộ phận sản xuất.

Rồi lãng phí về nguồn vốn, khi vật tư, nguyên phụ liệu được chất đầy trong kho. Sản phẩm làm ra cũng chất đầy trong kho .

Nếu chúng ta nhìn những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp với con mắt tỉnh táo, với con mắt phân biệt đâu là những gì thực sự đáp ứng nhu cầu của khách hàng, những gì là phải làm và những gì là hoàn toàn lãng phí thì khi đó, rất có thể, việc mở rộng quy mô sản xuất và kinh doanh sẽ được bắt đầu từ một hướng khác : Loại bỏ lãng phí.

Sức mạnh của tập thể

Để loại bỏ lãng phí, chúng ta cần sức mạnh của tập thể, nhưng rất ít khi sức mạnh của tập thể được khai thác. Chúng ta ỷ lại quá nhiều vào máy tính và phần mềm, ỷ lại quá nhiều vào một vài cá nhân xuất sắc, ỷ lại quá nhiều vào việc o ép, hoặc động viên tinh thần, mà quên mất tiềm năng sáng tạo trong từng cán bộ, công nhân. Khi từng công nhân không tham gia vào quy trình loại bỏ lãng phí, thì khó mà có một sự loại bỏ lãng phí hiệu quả.

Vì sao? Đơn giản là lãng phí thì có mọi nơi, và nguồn gây lãng phí có thể là bất kỳ ai. Vậy nếu “bất kỳ ai” đó không tham gia loại bỏ lãng phí, thì làm sao lãng phí được loại bỏ.

Điều này không dễ làm, trừ khi người lao động thực sự được tôn trọng. Đây cũng là một cái nhìn cần được thay đổi trong quản lý.

Hãy hỏi tại sao thật nhiều trước khi tìm phương án giải quyết

Có hai lý do chính khiến chúng ta không nhìn ra lãng phí và không loại bỏ được nó. Thứ nhất là hình thức sản xuất theo từng lô (một công đoạn sản xuất xử lý một lúc một lô gồm nhiều bán thành phẩm rồi mới chuyển qua lô khác), thay vì sản xuất theo từng chiếc ( mỗi công đoạn, chỉ xử lý một bán thành phẩm rồi chuyển ngay cho công đoạn sau, rồi tiếp tục xử lý bán thành phẩm kế tiếp ). Thứ nhì là chúng ta không biết hỏi tại sao.

Ví dụ: Tại một nhà máy may, cứ mỗi tiếng một lần, một xe đẩy chất đầy sản phẩm lại được kéo ra máy hút chỉ để ở góc xưởng, lâu nay vẫn quen làm vậy, và không ai thấy đó là lãng phí. Cho tới lúc nhà máy quyết định triển khai quản trị tinh gọn, và bắt đầu cho làm từng chiếc. Khi đó thì không phải mỗi tiếng một lần, mà mỗi phút phải đi một lần, từng chiếc, do đó phải đi liên tục. Tới lúc này thì việc phải đi liên tục mấy chục mét đó, là vấn đề không thể bỏ qua. Lãng phí đã được lộ diện và không thể bỏ qua.

Giám Đốc mới hỏi “ tại sao không làm gì đó để khỏi phải đi xa nhiều lần như thế”. Nếu quản đốc cắn răng, gãi đầu thì hỏng. Có phương án tốt hơn, đó là “ để em mua thêm cái máy nữa, gắn vào mỗi chuyền”. Đó mới là 1 lần tại sao, và đã có ngay phương án giải quyết. Vẫn còn lãng phí và đẻ thêm lãng phí mới- mua thêm thiết bị.

Giám Đốc hỏi tiếp ”Thế tại sao lại để ở cuối chuyền”… bắt đầu khó.. Thế tại sao lại phải hút chỉ bằng máy hút…. Thế tại sao lại phải hút chỉ… Tới đây thì bật ra cái ngọn nguồn của vấn đề . Ngày xưa, khi mới thiết kế nhà máy, các máy may lúc đó chưa có bộ phận cắt chỉ tự động, công nhân hay cắt chỉ bằng tay, cắt làm nhiều đoạn, nhiều lần, nên mới có chỉ thừa dính vào sản phẩm. Hiện tại, toàn bộ các máy đều đã được trang bị bộ phận cắt chỉ tự động, nên việc đó trở nên không cần thiết. Và cuối cùng là bỏ luôn cái máy hút chỉ lẫn công đoạn hút chỉ. ( lãng phí được loại bỏ )

Đó là một ví dụ về việc cần hỏi tại sao nhiều lần để đạt tới cái gốc của lãng phí. Lãng phí chỉ có thể giải quyết ở gốc, nếu không, như nước không chặn từ nguồn, bịt chỗ này nó chảy chỗ khác, và chính việc bịt đó, nhiều khi lại mang thêm lãng phí vào hệ thống.

Đây cũng là một tư duy cần thay đổi trong quản trị doanh nghiệp. Cần bình tĩnh tìm hiểu, tiếp cận vấn đề, và cũng nhau hỏi tại sao… khi đó lãng phí sẽ được loại bỏ

Khi lãng phí được loại bỏ, cái còn lại đẹp vô cùng. Cái đẹp của sự năng động và tinh thần đoàn kết. Vì chỉ có một văn hóa tập thể, thân ái và đoàn kết mới có thể giúp chúng ta nhìn nhận, tìm hiểu và loại bỏ lãng phí.